Заштита података за запослене и самозапослене консултанте

Изјава о прикупљању и обради личних података запослених1 и независни консултант

Ово Политика приватности важи за запослене који раде у Немачкој JobConnector (Немачка) (У овој политици приватности, обе компаније се такође називају „послодавац“, „ми“, „нас“, „наш“ или „компанија(е)“.

Привремени радници из JOBCONNECTOR-а и за независне консултанте којима JOBCONNECTOR организује задатке код трећих лица.

Важе следећи услови:

  • „Запослени“ се односи на запослене у компанијама, укључујући привремене раднике стално запослене од стране JOBCONNECTOR-а по основу уговора о раду;
  • „Интерни запослени“ се односи на запослене у компанији, искључујући привремене раднике;
  • „Привремени радници“ се односе на запослене у компанији JOBCONNECTOR који су распоређени у друге компаније;
  • „Независни консултанти“ се односе на самозапослене особе (физичка и правна лица) којима JOBCONNECTOR организује послове са трећим лицима.

Ова политика приватности описује како и у које сврхе компаније користе ваше податке. лично Прикупљајте, чувајте и користите податке, укључујући ваше име, адресу и друге информације о вама.

Компаније ће обрађивати личне податке у складу са важећим прописима о заштити података, укључујући Општу уредбу о заштити података (GDPR).Општа уредба о заштити података (GDPR)) и немачким законима о заштити података, као и у складу са одредбама националног закона о раду и свим важећим колективним уговорима.

Према Општој уредби о заштити података (GDPR) и немачким законима о заштити података, ми смо (једини) „контролор“ ваших личних података; то значи да је наша одговорност да одлучимо у које сврхе и како се ваши лични подаци обрађују. Поштујемо наше законске обавезе приликом обраде ваших личних података и предузимамо одговарајуће кораке да их заштитимо. Ова политика приватности се подједнако односи на садашње и бивше запослене, као и на садашње и бивше самозапослене консултанте.

Важно је да прочитате ово обавештење заједно са свим другим обавештењима о приватности која вам можемо доставити, као што је обавештење које је укључено у наш формулар за регистрацију подносиоца захтева; а требало би да га прочитате и у одређеним приликама, као што је када прикупљамо ваше личне податке од вас, како бисте тачно знали како и зашто користимо ваше личне податке.

Које информације о вама обрађујемо?

Током процеса пријаве, прикупљамо ваше личне податке директно од вас као примарног извора, из вашег CV-ја, евентуално из препорука и из онлајн тестова које добровољно попуњавате на наш захтев. Поред тога, прикупљамо разне информације о вама током вашег запослења код нас. То укључује, посебно, следеће податке:

  • Ваш идентитет (ваше пуно име и презиме, сва претходна имена, пол, датум рођења и брачни статус);
  • Ако је потребно, доказ о вашој радној дозволи, која може да садржи и фотографију, као и националност, место рођења, возачку дозволу и сл. (у складу са законом);
  • Ваши контакт подаци, укључујући вашу адресу е-поште, приватну адресу и бројеве телефона;
  • Подаци о банковном рачуну и број социјалног осигурања (како бисмо могли да извршимо и докажемо плаћања вама и, ако сте наш запослени, доприносе за социјално осигурање за вас);
  • Специфичне информације за обраду плата, као што су: ваш радни стаж, ваши банковни подаци, подаци о вашем црквеном порезу;
  • Ваш порески идентификациони број;
  • Ваше квалификације, професионално искуство, развој каријере;
  • Њихова плата (запослени) или накнада (самозапослени консултанти) и друге бенефиције;
  • Ваше образовање;
  • Ваша професионална каријера;
  • Информације о препорукама (претходни послодавци или препоруке из ваше области образовања) и препоруке;
  • Подаци за контакт у хитним случајевима;
  • Било које друге информације садржане у вашем животопису или информације које желите да нам пружите;
  • Подаци за процену учинка;
  • Посебне карактеристике за администрирање уговорних услуга;
  • Подаци о одсуству;
  • Фотографије и видео снимци које сте ви направили;
  • Резултати разних тестова (тестови личности и тестови вештина);
  • Подаци из праћења времена (запослени) или евиденције активности (самозапослени консултанти), посебно подаци унети путем наших алата за праћење времена.

Ако запослени или самозапослени консултант не достави личне податке, компаније можда неће бити у могућности да управљају радним односом или запошљавањем самозапослених консултаната, а запослени можда неће моћи да учествује у одређеним активностима или погодностима везаним за његово запослење, или самозапослени консултант можда неће бити распоређен код клијента.

Сврхе обраде ваших личних података

Обрађујемо и чувамо ваше личне податке и можемо их открити како бисмо управљали вашим радним односом са нама или вашим уговорним односом као независног консултанта и/или ради остваривања наших других легитимних пословних интереса. То укључује следеће:

  • Доношење одлуке у вези са вашим запошљавањем (укључујући учешће у тестовима личности, одговарање на упитнике, учешће у анкетама и анкетама запослених о мотивацији и увођењу у посао) (запослени);
  • Одређивање услова под којима ћете радити за нас и припрема вашег уговора о раду (запослени) или уговора о запослењу (самозапослени консултант);
  • Прибављање личних препорука и/или препорука од претходних послодаваца (запослених) или клијената (самозапослених консултаната) и издавање препорука;
  • Администрација и одржавање вашег личног досијеа у:
    • Радни дан и на HCM порталу (интерни запослени JOBCONNECTOR);
    • у Workday-у, на заштићеној фасцикли на интерном диску компаније, на HCM порталу, у алату за праћење времена „Време и простор“ (iCat) и у папирној датотеци (интерни Protiviti запослених);
    • Администрација и одржавање ваших података у дигиталном кадровском досијеу на сопственом диску филијале и у кадровском фолдеру на диску одељења за обрачун зарада, у Salesforce-у и у папирном кадровском досијеу, као и на HCM порталу и у алату за евидентирање времена (привремени радници из JOBCONNECTOR-а);
  • Спровођење интервјуа са запосленима и процена учинка (запослених);
  • Управљање вашим радним аранжманима (нпр. флексибилно радно време или рад од куће) (запослени);
  • Поштовање обавеза у вези са здрављем и безбедношћу (запослени);
  • Подешавање процеса обрачуна зарада како бисмо могли да пребацимо вашу плату и евентуалне надокнаде трошкова на ваш банковни рачун (запослени)
  • Подешавање процеса наплате како бисмо могли да пребацимо вашу накнаду и евентуалне надокнаде трошкова на ваш банковни рачун (самозапослени консултанти);
  • Исплата ваше плате и издавање месечне платне листе (запослени);
  • Плаћање ваше накнаде или кредитне ноте и издавање месечног извода након пријема ваше фактуре (самозапослени консултанти);
  • Задржавање пореза на доходак и доприноса за социјално осигурање и поравнање са надлежним пореским органима и институцијама социјалног осигурања (запослени);
  • Управљање и ажурирање времена вашег одсуства као што су дани одмора или боловања, родитељско одсуство и други периоди одсуства (запослени);
  • За управљање боловањем и процену ваше радне способности;
  • Администрација образовне подршке/студентских кредита/бонуса за препоруке/кредита за сезонске карте (запослени);
  • Организовање престанка вашег радног односа и повезаних административних задатака (запослени);
  • Пренос ваших личних података нашој матичној компанији у САД ради отварања вашег налога запосленог (запосленог);
  • Одобравање одговарајућих права приступа различитим интерним системима који су вам потребни за обављање ваше функције у или за компанију: као што су наш систем за управљање односима са клијентима – Salesforce (интерни запослени у JOBCONNECTOR-у и Protiviti-ју) и наш финансијски систем – PeopleSoft – Global Finance System (интерни запослени у JOBCONNECTOR-у); нашем HCM порталу или алату за праћење времена (привремени радници и независни консултанти JOBCONNECTOR-а);
  • Обезбеђивање радне опреме у власништву компаније (запослени);
  • Пословно планирање и управљање, укључујући годишње буџетирање за појединачна одељења;
  • Решавање спорова, жалби, притужби и захтева који се тичу вас или других запослених/самозапослених консултаната (запослених и самозапослених консултаната);
  • Праћење вашег коришћења наших информационих система у складу са нашом Политиком о пословним алатима и комуникацији (запослени);
  • Испуњавање свих законских, регулаторних и административних обавеза и усклађеност са и примена закона о социјалном осигурању и порезима (запослени и самозапослени консултанти);
  • Планирање рада, како административно тако и организационо (привремени радници);
  • Администрација услуга пружених купцу и њихово фактурисање (привремени радници и независни консултанти);
  • Одржавање и обезбеђивање комуникације између компанија и запослених/самозапослених консултаната;
  • Креирање и евалуација статистике;
  • Спровођење анкета запослених за интерне сврхе (запослени);
  • Подршка, како административна тако и организациона, за процес регрутације и пријављивања (запослених и независних консултаната);
  • Бележење и обрада вашег радног времена/времена пројеката, посебно путем алата за праћење времена, како би се осигурало да се поштују све законске и уговорне одредбе, посебно Закон о радном времену (запослени и самозапослени консултанти);
  • Да се обезбеде прилагођавања на радном месту;
  • За пружање социјалних давања (укључујући родитељски додатак, законску надокнаду за боловање и друге давања). За све остале законите комерцијалне сврхе у мери у којој је то дозвољено или захтевано важећим законима или прописима;
  • Агенције за извештавање о кредитној способности и треће стране које спроводе провере санкција и тероризма.

Правни основ за обраду ваших личних података

Ваше личне податке користимо само ако на то имамо законско право. Ваше личне податке користимо у следећим случајевима:

  • Ради испуњења уговора који ће бити закључен или ће бити закључен са вама;
  • За откривање кривичних дела;
  • Да бисмо заштитили наше легитимне интересе;
  • Да бисмо испунили наше законске обавезе (укључујући колективне уговоре);
  • Када имамо вашу сагласност за то;
  • Када потврђујемо права у вези са радним односом запослених или уговорним односом самозапослених консултаната;
  • Обрада посебних категорија личних података је дозвољена у сврхе везане за запошљавање ако је неопходна за остваривање права или испуњавање законских обавеза према закону о раду, закону о социјалном осигурању и закону о социјалној заштити, и не постоји разлог за веровање да легитимни интереси лица на које се подаци односе у вези са искључењем обраде надмашују те интересе.

Легитиман интерес постоји када имамо пословни или комерцијални разлог да користимо ваше податке у вези са пословањем и управљањем нашим пословањем. Приликом обраде ваших личних података, разматрамо све потенцијалне утицаје на вас и ваша законска права и трудимо се да уравнотежимо наше обостране интересе. Ваше личне податке користимо само за активности где наши интереси надмашују ваше (осим ако немамо ваш пристанак, нисмо обавезни да то учинимо да бисмо испунили законску или регулаторну обавезу или нам је то дозвољено законом).

Осетљиви лични подаци

Осетљиви лични подаци укључују информације о расном или етничком пореклу, политичким ставовима, верским или филозофским ставовима, чланству у синдикату, здравственом стању и сексуалној оријентацији.

У неким случајевима, можемо обрађивати ваше осетљиве личне податке зато што сте одлучили да нам их доставите.

Уколико нам је потребна ваша писана сагласност, обавестићемо вас конкретно које информације желимо да примимо од вас и зашто су нам потребне. Предузимамо додатне безбедносне и друге мере како бисмо заштитили осетљиве личне податке и ограничили круг људи који имају приступ овим подацима.

Пренос ваших личних података ван Европског економског простора

Ми смо део међународне групе компанија. Ваши лични подаци се безбедно чувају на серверима у Европи и Великој Британији и безбедно се преносе нашој матичној компанији, JobConnector International Inc., у САД, где се чувају, а такође и у облаку.

Закони о заштити података ван Европе можда не нуде исти ниво заштите као они у Европи. У таквим случајевима, осигуравамо да су ваши лични подаци адекватно заштићени, безбедни и поверљиви, и да имамо правни основ за њихов пренос. То значи да захтевамо од трећих лица која примају податке да потпишу Стандардне уговорне клаузуле које је одобрила Европска комисија како би се гарантовао исти ниво заштите личних података као што би био да су обрађени унутар ЕЕА.

Имате право да добијете копију разумних заштитних мера које имамо. Да бисте то урадили, контактирајте канцеларије наведене у одељку Контакт.

Заштита ваших личних података

Ваши лични подаци биће третирани поверљиво и моћи ћете да их видите или рутински приступате само ви, ваш директни руководилац (и руководиоци вишег ранга у линији извештавања вашег тима), запослени у одељењима за људске ресурсе и обрачун зарада и, где је то применљиво, други запослени који су укључени у управљање вашим запослењем или пројектом (запослени и независни консултанти). Ако се другим запосленима одобри приступ вашим личним подацима у финансијске, буџетске, планирање ресурса, прогнозирање или друге легитимне пословне сврхе, овај приступ ће бити ограничен на податке који се односе на ваш рад (као што су ваше име, позиција, локација канцеларије и директни руководилац). Приступ подацима биће одобрен само појединцима који су претходно на одговарајући начин овлашћени. Овлашћење ће бити одобрено само ако постоји стварна пословна потреба и само у мери која је неопходна за испуњење одговарајућег задатка.

Користимо модерне, безбедне објекте за складиштење и техничке методе заштите како бисмо заштитили ваше личне податке од неовлашћене или незаконите обраде или преноса, случајног губитка, случајног уништења или друге штете.

Када ангажујемо треће стране за пружање услуга и неопходно је да те треће стране приступе вашим личним подацима из разлога својих легитимних интереса, осигуравамо да имају приступ вашим подацима само у мери која је неопходна за пружање услуга. Поред тога, осигуравамо да је сваки добављач услуга кога ангажујемо уговорно обавезан да се придржава важећих закона о заштити података, да поступа са вашим личним подацима поверљиво и да примењује одговарајуће мере заштите како би заштитио ваше лични податке.

Прикупљање и обрада ваших личних података на следећи начин

Ваши лични подаци ће бити

  • у наш онлајн алат JOBCONNECTORРадни дан„и пребачено на HCM портал (интерни запослени у JOBCONNECTOR-у);
  • у Workday-у, у заштићену фасциклу на интерном диску компаније, на HCM портал, у алат за праћење времена „Време и простор“ (iCat) и у папирну датотеку (интерни Protiviti запослених).

За стандардне задатке HR администрације и обраду плата користимо Workday и HCM портал, и прикупљамо личне податке у овим системима.

  • Управљамо и одржавамо податке привремених радника JOBCONNECTOR-а у дигиталном кадровском досијеу на сопственом диску филијале и у кадровском фолдеру на диску одељења за обрачун плата, у Salesforce-у и у папирном кадровском досијеу одговарајућег запосленог, као и на HCM порталу.

Ово укључује следеће врсте личних података наших запослених и независних консултаната: ваше пуно име и презиме, вашу кућну адресу, вашу личну адресу е-поште, ваше приватне контакт податке, контакт податке особа које треба обавестити у случају нужде, број вашег пасоша, датум рођења, ваш број социјалног осигурања, ваш порески идентификациони број, ваше банковне податке, вашу плату или накнаду, ваш каријерни развој и ваше фотографије. Неке од ових личних података сте можда ви или ми пружили пре вашег стварног придруживања нашој компанији како бисмо креирали ваш (запосленички) налог и омогућили вам приступ ИТ системима компаније у мери која је неопходна за ваш рад.

Након што започнете свој радни однос, добићете увод у коришћење Workday-а (који ће вам пружити особље JobConnector-а и Protiviti-ја). Ви и ваш менаџер ћете бележити информације о вашим циљевима у каријери и обуци, вашим пословним и личним циљевима развоја, као и о свим променама ваше плате. Такође можете унети додатне личне податке и извршити измене како би ваши подаци били ажурни, као што је промена адресе.

Штавише, ваши подаци могу бити сачувани у другим базама података. Међутим, увек се трудимо да ограничимо број локација на којима се ваши подаци чувају како бисмо оптимизовали њихову безбедност. Приступ овим подацима је дозвољен само оним особама којима је то заиста потребно за обављање њихових дужности. Штавише, њихов приступ је ограничен на податке који су им заиста потребни.

Откривање ваших личних података трећим лицима

У следећим случајевима, JobConnector може открити ваше личне податке екстерним трећим лицима (која нису део JobConnector групе компанија) без вашег обавештавања, у мери у којој је то неопходно или прикладно:

  • Према компанијама и појединцима које користимо за обављање пословних функција и услуга за нас, као што су:
    • Осигуравајућем брокеру кога смо ангажовали, како бисмо вам могли пружити одговарајуће компанијске бенефиције;
    • Услуге обрачуна зарада које нам омогућавају да исплаћујемо плате нашим запосленима;
    • За корпоративне догађаје и курсеве обуке на спољним локацијама;
    • Concur Technologies за управљање путовањима и обрачун трошкова (интерни запослени у JOBCONNECTOR-у); „Време и простор“ (iCat) (интерни запослени у Protiviti-ју);
    • Егенција за управљање пословним путовањима (интерни запослени у JOBCONNECTOR-у и Protiviti-ју);
    • United Healthcare Global, који пружа услуге не само у хитним случајевима за наше интерне запослене (из JOBCONNECTOR-а и Protiviti-ја) на пословним путовањима која их воде до дестинација удаљених више од 100 километара од њиховог места становања;
    • Спољни систем поклон ваучера и за слање интерних рођенданских честитки компаније (интерни запослени у JOBCONNECTOR-у);
    • Оператерима коришћених алата за праћење времена (запосленима и самосталним консултантима); управљање објектима за складиштење података, укључујући и оне у САД и у облаку; хостовање наших веб сервера;
    • Спровести анализе података и статистичке евалуације;
    • Услуге у области права, рачуноводства, ревизије и других професионалних услуга
  • Према властима, нпр. полицији и другим агенцијама за спровођење закона; регулаторним органима.
  • Да бисмо се придржавали важећих закона и судских налога, или када разумно сматрамо да је таква радња неопходна за: (а) поштовање закона који захтева такво откривање; (б) заштиту права или имовине JobConnector-а или повезаних компанија; (ц) спречавање кривичног дела или прекршаја, заштиту националне безбедности и/или заштиту јавности.
  • Можемо продати или пренети делове нашег пословања или пословне имовине трећим лицима или се спојити са њима. Слично томе, можемо стећи или спојити друга предузећа. Ако се наше пословање промени, обавестићемо вас.
  • Ово укључује ИТ консултанте који обављају тестирање и развој наших ИТ система, пружаоце услуга које смо ангажовали за обраду података и друге пружаоце услуга који могу бити са седиштем ван ЕЕА.

Намећемо одговарајуће уговорне обавезе у вези са безбедношћу, поверљивошћу и другим обавезама екстерним пружаоцима услуга и обрађивачима података које ангажујемо, у складу са услугама које нам пружају. Дозвољавамо им да обрађују ваше личне податке само у складу са законским прописима и нашим упутствима. Не дозвољавамо трећим лицима да користе ваше личне податке за сопствене сврхе и осигуравамо да се ваши лични подаци безбедно врате или униште по престанку нашег пословног односа.

Ове треће стране могу користити ваше личне податке само у сврху описану у овој изјави.

Неке од ових екстерних трећих страна су такође одговорне за обраду ваших личних података у сопствене сврхе; на пример, локални порески орган је надлежан за пореска питања. Можда нећемо моћи да наметнемо никакве обавезе или ограничења овим контролорима у вези са начином на који обрађују ваше личне податке.

Нема аутоматизованог доношења одлука у појединачним случајевима / Подршка путем вештачке интелигенције

ЈОБЦОННЕЦТОР користи вештачку интелигенцију („АИ“) тако да се лични подаци претражују и биографије упоређују са пословима/позицијама у контексту кадровског распоређивања или распоређивања самозапослених консултаната (незапослених у ЈОБЦОННЕЦТОР-у) и радника на одређено време (запослених у ЈОБЦОННЕЦТОР-у ) у циљу проналажења одговарајућих послова/позиција. У ту сврху, ЈОБЦОННЕЦТОР користи услугу Текткернел БВ, Ниеувендаммеркаде 26а5, НЛ-1022 АБ Амстердам („ТК“), компаније са седиштем у Холандији/ЕУ.

Генерално, вештачка интелигенција описује рачунарске системе способне да обављају задатке који обично захтевају људску интелигенцију, као што су аутомобили који се сами возе или превођење језика. JOBCONNECTOR обрађује ваше податке у сврху запошљавања или за запошљавање као самостални консултант на основу легитимног интереса у складу са чланом 6(1)(ф) GDPR-а, јер је у вашем и нашем обостраном интересу да пронађемо одговарајуће послове/позиције, а за привремене раднике на основу члана 26 немачког савезног закона о заштити података (BDSG).

Можете да уложите приговор на обраду од стране ТК АИ у било ком тренутку тако што ћете контактирати инфо@јоб-цоннецторс.де окрени се. У овом случају, више нећемо користити ТК АИ у вези са вашом биографијом. Ово нема никакве последице или ефекте, посебно не на вашу пријаву или тражење одговарајућих позиција за вас, јер користимо наше лично знање о вама, клијенту и његовом пословању, позицији и захтевима улоге и тржишта уопште пута и сваку одлуку доносите сами.

ТК ће обрисати биографије које више нису погодне за запослење, позиције које су попуњене или више нису доступне, или ако одлучите да се успротивите обради ваше биографије од стране ТК АИ.

За додатне информације, укључујући детаље о уравнотежењу легитимних интереса, контактирајте нас. инфо@јоб-цоннецторс.де.

Трајање чувања ваших личних података

Ваше личне податке чувамо током трајања вашег запослења или вашег ангажовања код треће стране као независног консултанта, на основу наше препоруке и у складу са нашим законским обавезама. Осим ако закон не прописује период чувања, чувамо ваше личне податке само онолико дуго колико је потребно. Више информација о периодима чувања ваших личних података можете затражити тако што ћете нас контактирати на следећу адресу е-поште: инфо@јоб-цоннецторс.де.

Ваша законска права

Ваша законска права су описана у нашој политици приватности.

Укратко, имате следећа права:

  • Право приступа и прегледа ваших личних података.
  • Право на исправку личних података које обрађујемо о вама.
  • Право да захтевате уклањање/уништавање ваших личних података.
  • Право да уложите приговор на обраду ваших личних података.
  • Право да захтевате ограничење обраде ваших личних података.
  • Право да захтевате пренос ваших личних података вама или трећој страни.
  • Имате право да повучете своју сагласност у било ком тренутку, са дејством за будућност, ако се ослањамо на вашу сагласност за обраду ваших личних података.
  • Право на подношење жалбе надзорном органу.

Ова права се увек морају користити у границама које утврђују важећи прописи о заштити података.

У случајевима оправдане сумње у вези са идентитетом, компанија може захтевати додатни доказ о идентитету како би заштитила личне податке запосленог/самозапосленог консултанта од неовлашћеног приступа.

Контакт

Ако имате било каквих питања о овој политици приватности за запослене и самосталне консултанте или о томе како користимо ваше личне податке, обратите се нашем одељењу за људске ресурсе, вашој контакт особи или нам пошаљите е-пошту на: инфо@јоб-цоннецторс.де.

Такође имате могућност да директно контактирате нашег екстерног службеника за заштиту података:

 

1Сви мушки изрази који се користе у овој изјави су у сврху поједностављења и односе се на припаднике свих полова (м/ж/д) подједнако; пуна равноправност је загарантована.