Защита на данните за служители и самостоятелно заети консултанти

Декларация относно събирането и обработката на лични данни на служителите1 и независимият консултант

Това Политика за поверителност важи за служители, работещи в Германия JobConnector (Германия) (В тази политика за поверителност и двете компании са наричани още „работодател“, „ние“, „нас“, „наш“ или „компанията(ите)“.

Временни работници от JOBCONNECTOR и за независими консултанти, на които JOBCONNECTOR урежда задачи с трети страни.

Прилагат се следните условия:

  • „Служител“ се отнася до служителите на компаниите, включително временните работници, наети на постоянно работно място от JOBCONNECTOR по трудов договор;
  • „Вътрешни служители“ се отнася до служителите на компанията, с изключение на временните работници;
  • „Временни работници“ се отнася до служители на JOBCONNECTOR, които са командировани в други компании;
  • „Независими консултанти“ се отнася до самостоятелно заети лица (физически и юридически лица), на които JOBCONNECTOR урежда задачи с трети страни.

Тази политика за поверителност описва как и за какви цели компаниите използват вашите данни. личен Събирайте, съхранявайте и използвайте данни, включително вашето име, адрес и друга информация за вас.

Компаниите ще обработват личните данни в съответствие с приложимите разпоредби за защита на данните, включително Общия регламент относно защитата на данните (GDPR).GDPR) и германските закони за защита на данните, както и в съответствие с разпоредбите на националното трудово законодателство и всички приложими колективни трудови договори.

Съгласно GDPR и германските закони за защита на данните, ние сме (единственият) „администратор“ на вашите лични данни; това означава, че е наша отговорност да решим за какви цели и как се обработват вашите лични данни. Ние спазваме нашите законови задължения при обработката на вашите лични данни и предприемаме подходящи стъпки за тяхната защита. Тази политика за поверителност се прилага еднакво за настоящи и бивши служители, както и за настоящи и бивши самонаети консултанти.

Важно е да прочетете това известие заедно с всички други известия за поверителност, които можем да ви предоставим, като например известието, включено в нашия формуляр за регистрация на кандидати; и трябва да го четете и в определени случаи, например когато събираме вашите лични данни от вас, за да знаете точно как и защо използваме вашите лични данни.

Каква информация обработваме за вас?

По време на процеса на кандидатстване, ние събираме вашите лични данни директно от вас като основен източник, от вашата автобиография, евентуално от препоръки и от онлайн тестове, които доброволно попълвате по наше искане. Освен това, ние събираме различна информация за вас по време на вашата работа при нас. Това включва по-специално следните данни:

  • Вашата самоличност (пълното ви име, всички предишни имена, пол, дата на раждане и семейно положение);
  • Ако е необходимо, доказателство за вашето разрешително за работа, което може да включва снимка, както и националност, място на раждане, шофьорска книжка и т.н. (според изискванията на закона);
  • Вашите данни за контакт, включително имейл адрес, личен адрес и телефонни номера;
  • Данни за банкова сметка и номер на социално осигуряване (за да можем да извършваме и доказваме плащания към Вас и, ако сте наш служител, вноски за социално осигуряване за Вас);
  • Специфична информация за обработка на заплати, като например: вашият трудов стаж, вашите банкови данни, вашата църковна данъчна информация;
  • Вашият данъчен идентификационен номер;
  • Вашите квалификации, професионален опит, кариерно развитие;
  • Тяхната заплата (служители) или хонорар (самостоятелно заети консултанти) и други обезщетения;
  • Вашето образование;
  • Вашата професионална кариера;
  • Информация за препоръки (предишни работодатели или препоръки от вашата област на образование) и препоръчителни писма;
  • Данни за контакт при спешни случаи;
  • Всяка друга информация, съдържаща се във вашата автобиография, или информация, която бихте искали да ни предоставите;
  • Данни за оценка на производителността;
  • Специални характеристики за администриране на договорни услуги;
  • Данни за отсъствия;
  • Снимки и видеозаписи, направени от вас;
  • Резултати от различни тестове (тестове за личността и тестове за умения);
  • Данни от проследяване на времето (служители) или запис на дейност (самостоятелно заети консултанти), по-специално данни, въведени чрез нашите инструменти за проследяване на времето.

Ако служителят или самостоятелно заетият консултант не предостави лични данни, компаниите може да не са в състояние да управляват трудовото правоотношение или назначаването на самостоятелно заети консултанти, а служителят може да не е в състояние да участва в определени дейности или предимства, свързани с неговата заетост, или самостоятелно заетият консултант може да не бъде назначен при клиент.

Цели за обработка на вашите лични данни

Ние обработваме и съхраняваме вашите лични данни и можем да ги разкрием, за да управляваме вашите трудови отношения с нас или вашите договорни отношения като независим консултант и/или за да преследваме други наши законни бизнес интереси. Те включват следното:

  • Вземане на решение относно наемането Ви (включително участие в тестове за личността, отговаряне на въпросници, участие в анкети и проучвания сред служителите относно мотивацията и адаптацията) (служител);
  • Определяне на условията, при които ще работите за нас, и подготовка на вашия трудов договор (служител) или договор за назначение (самостоятелно зает консултант);
  • Получаване на лични препоръки и/или препоръки от предишни работодатели (служители) или клиенти (самостоятелно заети консултанти) и издаване на препоръки;
  • Администриране и поддръжка на вашето лично досие в:
    • Работен ден и в HCM портала (вътрешни служители JOBCONNECTOR);
    • в Workday, в защитена папка на вътрешния диск на компанията, в HCM портала, в инструмента за проследяване на времето „Време и пространство“ (iCat) и в хартиения файл (вътрешен служител Protiviti);
    • Администриране и поддръжка на вашите данни в дигиталното досие на личния състав на собствения диск на клона и в папка за персонал на диска на отдела за заплати, в Salesforce и в хартиеното досие на личния състав, както и в HCM портала и в инструмента за отчитане на работното време (временни работници от JOBCONNECTOR);
  • Провеждане на интервюта със служители и оценки на представянето (служители);
  • Управление на вашите работни условия (напр. гъвкаво работно време или работа от вкъщи) (служител);
  • Спазване на задълженията относно здравето и безопасността (служители);
  • Настройване на процеса на изплащане на заплати, така че да можем да превеждаме вашата заплата и всички възстановявания на разходи по вашата банкова сметка (служител)
  • Настройване на процеса на фактуриране, така че да можем да преведем хонорара ви и всички възстановявания на разходи по вашата банкова сметка (самостоятелно заети консултанти);
  • Изплащане на заплатата ви и издаване на месечен фиш за заплата (служител);
  • Плащане на вашата такса или кредитно известие и издаване на месечно извлечение след получаване на вашата фактура (самостоятелно заети консултанти);
  • Удържане на данък върху доходите и осигурителни вноски и разплащане със съответните данъчни органи и институции за социално осигуряване (служители);
  • Управление и актуализиране на вашите отсъствия, като например отпуск или болнични, родителски отпуск и други периоди на отпуск (служител);
  • За управление на отпуск по болест и оценка на вашата работоспособност;
  • Администриране на образователна подкрепа/студентски заеми/бонуси за препоръки/заеми за сезонни билети (служители);
  • Организиране на прекратяването на трудовото Ви правоотношение и свързаните с него административни задачи (служител);
  • Прехвърляне на вашите лични данни към нашата компания майка в САЩ с цел създаване на вашия служителски акаунт (служителски акаунт);
  • Предоставяне на подходящи права за достъп до различни вътрешни системи, от които се нуждаете, за да изпълнявате функциите си в или за компанията: като например нашата система за управление на взаимоотношенията с клиенти – Salesforce (вътрешни служители на JOBCONNECTOR и Protiviti) и нашата финансова система – PeopleSoft – Global Finance System (вътрешни служители на JOBCONNECTOR); до нашия HCM портал или инструмент за проследяване на времето (временни работници и независими консултанти на JOBCONNECTOR);
  • Осигуряване на работно оборудване, собственост на компанията (служители);
  • Бизнес планиране и управление, включително годишно бюджетиране за отделните отдели;
  • Уреждане на спорове, оплаквания, жалби и искове, засягащи Вас или други служители/самостоятелно заети консултанти (служители и самостоятелни консултанти);
  • Мониторинг на използването на нашите информационни системи от ваша страна в съответствие с нашата Политика за бизнес инструменти и комуникация (служител);
  • Изпълнение на всички законови, регулаторни и административни задължения и спазване и прилагане на законодателството за социално осигуряване и данъци (служители и самонаети консултанти);
  • Планиране на работата, както административно, така и организационно (временни работници);
  • Администриране на услугите, предоставяни на клиента, и тяхното фактуриране (временни работници и независими консултанти);
  • Поддържане и осигуряване на комуникация между компаниите и служителите/самостоятелно заетите консултанти;
  • Създаване и оценка на статистически данни;
  • Провеждане на анкети сред служителите за вътрешни цели (служители);
  • Подкрепа, както административна, така и организационна, за процеса на набиране и кандидатстване (служители и независими консултанти);
  • Записване и обработка на работното ви време/времето по проекти, особено чрез инструменти за проследяване на времето, за да се гарантира спазването на всички законови и договорни разпоредби, по-специално Закона за работното време (служители и самонаети консултанти);
  • Да се осигурят корекции на работното място;
  • За предоставяне на социални помощи (включително родителски помощи, законоустановени болнични и други помощи). За всички други законни търговски цели, доколкото е разрешено или изисквано от приложимите закони или разпоредби;
  • Агенции за кредитно отчитане и трети страни, които извършват проверки за санкции и тероризъм.

Правно основание за обработката на вашите лични данни

Използваме личните ви данни само ако имаме законово право да го правим. Използваме личните ви данни в следните случаи:

  • За изпълнение на договор, който предстои да бъде сключен или е сключен с Вас;
  • За разкриване на криминални престъпления;
  • За да защитим нашите законни интереси;
  • За да изпълним нашите законови задължения (включително колективни трудови договори);
  • Когато имаме вашето съгласие за това;
  • Когато предявяваме права във връзка с трудовите правоотношения на служителите или договорните правоотношения на самостоятелно заетите консултанти;
  • Обработването на специални категории лични данни е разрешено за цели, свързани със заетостта, ако е необходимо за упражняване на права или изпълнение на законови задължения съгласно трудовото законодателство, законодателството за социално осигуряване и законодателството за социална закрила и няма основание да се смята, че законните интереси на субекта на данните за изключване на обработването имат предимство пред тези интереси.

Легитимен интерес съществува, когато имаме бизнес или търговска причина да използваме вашите данни във връзка с дейността и управлението на нашия бизнес. Когато обработваме вашите лични данни, ние вземаме предвид всички потенциални въздействия върху вас и вашите законни права и се стремим да балансираме взаимните си интереси. Използваме вашите лични данни само за дейности, при които нашите интереси надделяват над вашите (освен ако нямаме вашето съгласие, не сме задължени да го направим, за да спазим законово или регулаторно задължение, или не ни е разрешено да го направим по закон).

Чувствителни лични данни

Чувствителните лични данни включват информация за расов или етнически произход, политически убеждения, религиозни или философски възгледи, членство в синдикати, здравословно състояние и сексуална ориентация.

В някои случаи може да обработваме вашите чувствителни лични данни, защото сте избрали да ни ги предоставите.

Ако изискваме вашето писмено съгласие, ще ви информираме конкретно каква информация бихме искали да получим от вас и защо ни е необходима. Вземаме допълнителни мерки за сигурност и други мерки за защита на чувствителните лични данни и ограничаваме кръга от лица, които имат достъп до тези данни.

Прехвърляне на вашите лични данни извън Европейското икономическо пространство

Ние сме част от международна група компании. Вашите лични данни се съхраняват сигурно на сървъри в Европа и Обединеното кралство и се прехвърлят сигурно към нашата компания майка, JobConnector International Inc., в САЩ, където се съхраняват, както и в облака.

Законите за защита на данните извън Европа може да не предлагат същото ниво на защита като тези в Европа. В такива случаи ние гарантираме, че вашите лични данни са адекватно защитени, сигурни и поверителни, и че имаме правно основание за прехвърлянето им. Това означава, че изискваме от трети страни, получаващи данните, да подпишат Стандартните договорни клаузи, одобрени от Европейската комисия, за да гарантират същото ниво на защита на личните данни, каквото би било, ако се обработват в рамките на ЕИП.

Имате право да получите копие от разумните предпазни мерки, които имаме. За целта се свържете с офисите, посочени в секция Контакти.

Защита на вашите лични данни

Вашите лични данни ще бъдат третирани поверително и могат да бъдат преглеждани или рутинно достъпвани само от вас, вашия пряк ръководител (и по-високопоставени ръководители в линията на подчинение на вашия екип), служители на отделите „Човешки ресурси“ и „Труд и заплати“ и, където е приложимо, други служители, участващи в управлението на вашата работа или проект (служители и независими консултанти). Ако на други служители бъде предоставен достъп до вашите лични данни за финансови, бюджетни, ресурсно планиране, прогнозиране или други законни бизнес цели, този достъп ще бъде ограничен до данни, свързани с вашата работа (като например вашето име, длъжност, местоположение на офиса и пряк ръководител). Достъп до данните ще бъде предоставен само на лица, които са били предварително надлежно упълномощени. Упълномощаване ще бъде предоставено само ако има реална бизнес нужда и само до степента, необходима за изпълнение на съответната задача.

Използваме съвременни, сигурни съоръжения за съхранение и методи за техническа защита, за да защитим вашите лични данни от неоторизирана или незаконна обработка или предаване, случайна загуба, случайно унищожаване или други повреди.

Когато ангажираме трети страни за предоставяне на услуги и е необходимо тези трети страни да имат достъп до вашите лични данни поради причини, свързани с техните законни интереси, ние гарантираме, че те имат достъп до вашите данни само до степента, необходима за предоставянето на услугите. Освен това, ние гарантираме, че всеки доставчик на услуги, когото ангажираме, е договорно задължен да спазва приложимите закони за защита на данните, да третира вашите лични данни поверително и да прилага подходящи предпазни мерки за защита на вашите лични данни.

Събиране и обработка на вашите лични данни, както следва

Вашите лични данни ще бъдат

  • в нашия онлайн инструмент JOBCONNECTOR “Работен ден„и прехвърлени към HCM портала (вътрешни служители в JOBCONNECTOR);
  • в Workday, в защитена папка на вътрешния диск на компанията, в HCM портала, в инструмента за проследяване на времето „Време и пространство“ (iCat) и в хартиения файл (вътрешен служител Protiviti).

Използваме Workday и HCM портала за стандартни задачи по администриране на човешки ресурси и обработка на заплати и събираме лични данни в тези системи.

  • Ние управляваме и поддържаме данните на временните служители на JOBCONNECTOR в дигиталното лично досие на собствения диск на клона и в папка за персонал на диска на отдела за заплати, в Salesforce и в хартиеното лично досие на съответния служител, както и в HCM портала.

Това включва следните видове лични данни на нашите служители и независими консултанти: вашето пълно име, вашият домашен адрес, вашият личен имейл адрес, вашите лични данни за контакт, данни за контакт на лица, които трябва да бъдат уведомени в случай на спешност, вашият номер на паспорт, вашата дата на раждане, вашият социалноосигурителен номер, вашият данъчен идентификационен номер, вашите банкови данни, вашата заплата или хонорар, вашето кариерно развитие и вашите снимки. Някои от тези лични данни може да са били предоставени от вас или от нас преди действителното ви присъединяване към нашата компания, за да създадем вашия (служителски) акаунт и да ви предоставим достъп до ИТ системите на компанията, доколкото е необходимо за вашата работа.

След като започнете работа, ще получите въведение в използването на Workday (предоставено от служителите на JobConnector и Protiviti). Вие и вашият мениджър ще записвате информация за вашите кариерни и обучителни цели, вашите бизнес и личностни цели за развитие, както и всички промени в заплатата ви. Можете също така да въведете допълнителна лична информация и да направите промени, за да поддържате данните си актуални, например ако адресът ви се промени.

Освен това, вашите данни могат да се съхраняват в други бази данни. Въпреки това, ние винаги се стремим да ограничим броя на местата, където се съхраняват вашите данни, за да оптимизираме тяхната сигурност. Достъп до тези данни се предоставя само на лицата, които наистина се нуждаят от тях, за да изпълняват задълженията си. Освен това, достъпът им е ограничен до данните, от които действително се нуждаят.

Разкриване на вашите лични данни на трети страни

В следните случаи JobConnector може да разкрие вашите лични данни на външни трети страни (които не са част от групата компании на JobConnector), без да ви уведоми, доколкото е необходимо или уместно:

  • Към компании и лица, които използваме за изпълнение на бизнес функции и услуги за нас, като например:
    • На застрахователния брокер, когото сме назначили, за да можем да Ви предоставим подходящи фирмени обезщетения;
    • Услуги за изплащане на заплати, които ни позволяват да изплащаме заплатите на нашите служители;
    • За фирмени събития и обучения на външни места;
    • Concur Technologies за управление на пътувания и счетоводство на разходите (вътрешни служители на JOBCONNECTOR); „Време и пространство“ (iCat) (вътрешни служители на Protiviti);
    • Egencia за управление на бизнес пътувания (вътрешни служители на JOBCONNECTOR и Protiviti);
    • United Healthcare Global, която предоставя услуги не само при спешни случаи за нашите вътрешни служители (от JOBCONNECTOR и Protiviti) при командировки, които ги отвеждат до дестинации на повече от 100 километра от мястото им на пребиваване;
    • Външна система за ваучери за подаръци и за изпращане на вътрешнофирмени картички за рожден ден (вътрешни служители на JOBCONNECTOR);
    • На операторите на използваните инструменти за проследяване на времето (служители и самонаети консултанти); експлоатация на съоръжения за съхранение на данни, включително в САЩ и в облака; хостинг на нашите уеб сървъри;
    • Извършване на анализи на данни и статистически оценки;
    • Услуги в областта на правото, счетоводството, одита и други професионални услуги
  • Към властите, например полицията и други правоприлагащи органи; регулаторните органи.
  • За да спазваме приложимите закони и съдебни разпореждания или когато разумно смятаме, че подобни действия са необходими за: (а) спазване на закона, който изисква такова разкриване; (б) защита на правата или собствеността на JobConnector или свързани дружества; (в) предотвратяване на престъпление или нарушение, защита на националната сигурност и/или защита на обществеността.
  • Можем да продадем или прехвърлим части от нашия бизнес или бизнес активи на трети страни или да се слеем с тях. По подобен начин можем да придобием или слеем други бизнеси. Ако дейността ни се промени, ще ви информираме.
  • Това включва ИТ консултанти, които извършват тестване и разработка на нашите ИТ системи, доставчици на услуги, наети от нас за обработка на данни, и други доставчици на услуги, които може да са базирани извън ЕИП.

Налагаме подходящи договорни задължения за сигурност, поверителност и други задължения на външните доставчици на услуги и обработващите данни, с които се ангажираме, в съответствие с услугите, които те ни предоставят. Разрешаваме им да обработват вашите лични данни само в съответствие със законовите разпоредби и нашите инструкции. Не позволяваме на трети страни да използват вашите лични данни за свои собствени цели и гарантираме, че вашите лични данни ще бъдат сигурно върнати или унищожени след прекратяване на нашите бизнес отношения.

Тези трети страни могат да използват вашите лични данни само за целта, описана в настоящата декларация.

Някои от тези външни трети страни са отговорни и за обработката на вашите лични данни за свои собствени цели; например, местният данъчен орган е отговорен за данъчните въпроси. Възможно е да не сме в състояние да налагаме никакви задължения или ограничения на тези администратори относно начина, по който обработват вашите лични данни.

Без автоматизирано вземане на решения в отделни случаи / Подкрепа чрез изкуствен интелект

JOBCONNECTOR използва изкуствен интелект („AI“), така че личните данни да се търсят и автобиографиите да се сравняват с работни места/позиции в контекста на назначаване на персонал или назначаване на самостоятелно заети консултанти (които не са служители на JOBCONNECTOR) и временни работници (служители на JOBCONNECTOR ), за да намерите подходящи работни места/позиции. За тази цел JOBCONNECTOR използва услуга от Textkernel BV, Nieuwendammerkade 26a5, NL-1022 AB Amsterdam ("TK"), компания, базирана в Холандия / ЕС.

Като цяло, изкуствен интелект описва компютърни системи, способни да изпълняват задачи, които обикновено изискват човешки интелект, като например самоуправляващи се автомобили или езиков превод. JOBCONNECTOR обработва вашите данни за целите на набирането на персонал или за намиране на работа като самонает консултант въз основа на легитимен интерес съгласно член 6(1)(f) от GDPR, тъй като е във ваш и наш взаимен интерес да намерим подходящи работни места/длъжности, както и за временни работници въз основа на член 26 от Германския федерален закон за защита на данните (BDSG).

Можете да възразите срещу обработката от TK AI по всяко време, като се свържете info@job-connectors.de обърни се. В този случай вече няма да използваме TK AI във връзка с вашето CV. Това няма последствия или ефекти, особено не върху вашата кандидатура или върху търсенето на подходящи позиции за вас, тъй като ние използваме нашите лични познания за вас, клиента и неговия бизнес, позицията и изискванията на ролята и пазара изобщо пъти и взема всяко решение сам.

Автобиографии, които вече не са подходящи за намиране на работа, позиции, които са заети или вече не са налични, или ако решите да възразите срещу обработката на вашата автобиография от TK AI, ще бъдат изтрити от TK.

За допълнителна информация, включително подробности относно балансирането на законните интереси, моля, свържете се с нас. info@job-connectors.de.

Продължителност на съхранение на вашите лични данни

Съхраняваме вашите лични данни за срока на вашето трудово правоотношение или назначаването ви при трета страна като независим консултант, въз основа на направено от нас препоръка и в съответствие с нашите законови задължения. Освен ако законът не предвижда срок на съхранение, ние съхраняваме вашите лични данни само толкова дълго, колкото е необходимо. Можете да поискате допълнителна информация относно сроковете на съхранение на вашите лични данни, като се свържете с нас на следния имейл адрес: info@job-connectors.de.

Вашите законни права

Вашите законни права са описани в нашата политика за поверителност.

В обобщение, имате следните права:

  • Правото на достъп и преглед на вашата лична информация.
  • Право на коригиране на личните данни, които обработваме за Вас.
  • Правото да поискате премахване/унищожаване на вашите лични данни.
  • Право на възражение срещу обработването на личните ви данни.
  • Правото да поискате ограничаване на обработването на личните ви данни.
  • Правото да поискате прехвърляне на вашите лични данни към вас или към трета страна.
  • Имате право да оттеглите съгласието си по всяко време с действие за в бъдеще, ако разчитаме на вашето съгласие за обработка на вашите лични данни.
  • Право на подаване на жалба до надзорен орган.

Тези права трябва винаги да се упражняват в рамките на ограниченията, определени от приложимите разпоредби за защита на данните.

В случаи на основателно съмнение относно самоличността, компанията може да поиска допълнително доказателство за самоличност, за да защити личните данни на служителя/самостоятелно заетия консултант от неоторизиран достъп.

Контакт

Ако имате въпроси относно тази политика за поверителност за служители и самостоятелно заети консултанти или относно използването на вашите лични данни от наша страна, моля, свържете се с нашия отдел „Човешки ресурси“, с вашето лице за контакт или ни изпратете имейл на: info@job-connectors.de.

Имате и възможност да се свържете директно с нашия външен служител по защита на данните:

 

1Всички термини от мъжки пол, използвани в това твърдение, са с цел опростяване и се отнасят еднакво за представители на всички полове (м/ж/д); гарантирано е пълно равенство.